Menulis Surat Formal IELTS
Anda akan diberikan instruksi dan tiga poin yang harus dimasukkan dalam surat formal IELTS Anda. Sangat penting untuk memasukkan ketiga poin tersebut
Tugas pertama Anda adalah mengidentifikasi audiens Anda; maksud saya adalah orang atau orang-orang yang Anda tulis. Ini sangat penting karena akan membantu Anda menentukan tingkat formalitas bahasa dan gaya surat,
Mengidentifikasi audiens
Anda mungkin bertanya pada diri sendiri; ‘Bagaimana saya tahu jika saya harus menulis surat gaya semi-formal atau formal?’ Nah, ada petunjuk dalam tugas ujian untuk membantu Anda memutuskan.
Misalnya; jika Anda mengenal orang yang Anda tulis atau pernah bertemu sebelumnya, seperti atasan Anda, atau manajer hotel yang Anda ajak bicara tentang akomodasi Anda saat liburan, maka gayanya adalah semi-formal dan Anda dapat menyapa orang tersebut dengan nama.
Dalam tugas ujian ini (di bawah) audiensnya adalah manajer perusahaan asuransi Anda dan oleh karena itu Anda harus menggunakan gaya formal karena Anda menulis kepada orang yang tidak Anda kenal atau belum pernah bertemu.
Pada liburan baru-baru ini Anda kehilangan barang berharga, untungnya Anda memiliki asuransi perjalanan untuk menanggung biayanya.
Tulis surat kepada manajer perusahaan asuransi Anda. Dalam surat Anda;
- deskripsikan barang yang Anda hilangkan
- jelaskan bagaimana Anda kehilangan barang tersebut
- beritahu perusahaan asuransi apa yang Anda ingin mereka lakukan
Penulisan surat formal IELTS (tugas umum IELTS 1) biasanya untuk salah satu alasan berikut.
- Untuk meminta saran/bantuan/kompensasi
- Untuk mengeluh tentang sesuatu
- Untuk melamar, atau mengundurkan diri dari, posisi tertentu
- Untuk membuat permintaan
- Untuk meminta maaf
- Untuk mengundang
- Untuk mengucapkan terima kasih atau menyatakan penghargaan Anda
Ada beberapa hal yang harus Anda ingat saat menulis surat formal IELTS terkait dengan:
- Salam dan penutup
- Pernyataan pembuka dan penutup
- Paragraf dan struktur
- Kosakata
- Tanda baca
Saya akan membimbing Anda melalui masing-masing bagian ini secara individual dengan tips dan beberapa frasa yang dapat Anda pelajari dan sesuaikan untuk format surat yang diminta untuk Anda tulis.
- Salam dan penutup gaya semi-formal
Kepada Bapak Grover,
Saya menulis untuk mengungkapkan rasa terima kasih saya atas ……
Saya menantikan ………..
Hormat saya,
Mark Thomas
Salam dan penutup gaya formal
Jika Anda tidak mengenal orang yang Anda tulis atau belum pernah bertemu dengannya, Anda harus menggunakan salam yang lebih formal dan mengakhiri dengan, Hormat saya, diikuti dengan nama belakang Anda.
Yth. Bapak/Ibu,
Saya menulis untuk mengungkapkan rasa terima kasih saya atas ……
Saya menantikan …….
Hormat saya,
Bapak M. Thomas
2. Pernyataan Pembuka dan Penutup.
Penting agar Anda tidak menghilangkan pernyataan pembuka dan penutup.
Bagaimana Anda membuka surat tergantung pada alasan surat tersebut. Sebaiknya buka surat dengan penjelasan singkat tentang tujuan surat dan akhiri dengan permintaan tindakan yang terkait dengannya.
Misalnya, jika Anda menulis untuk mengeluhkan maka Anda dapat memulai dengan frasa-frasa ini.
Yth. Bapak/Ibu,
- Saya menulis untuk mengeluhkan …..
- Saya ingin mengajukan keluhan tentang
- Saya menulis untuk menyatakan ketidakpuasan saya terhadap ….
- Saya menulis sehubungan dengan …….
- Saya menulis sebagai tanggapan atas ….
Pernyataan penutup.
Saya ingin mengucapkan terima kasih sebelumnya atas…….
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap keluhan/permasalahan ini.
Tips
Frasa-frasa ini juga dapat disesuaikan untuk jenis surat resmi lainnya.
- Paragraf dan Struktur
Anda harus mengatur surat Anda menjadi 4-5 paragraf termasuk pernyataan pembuka dan penutup. Sebelum mulai menulis, luangkan waktu untuk memutuskan bagaimana Anda akan menyusun surat secara efektif dan baca setiap poin dengan cermat yang harus Anda sertakan.
Pikirkan tentang di mana menempatkan setiap poin, misalnya apakah 2 poin terhubung? Jika iya, mereka bisa digabungkan dalam paragraf yang sama.
Lihat contoh pertanyaan di bawah ini. Dalam pertanyaan ini, poin-poin tidak terhubung dan akan lebih jelas jika mereka menjadi poin terpisah dalam 3 paragraf:
Poin nomor 1 dan detail pendukung
Poin nomor 2 dan detail pendukung
Poin nomor 3 dan detail pendukung
|
Pada liburan baru-baru ini, Anda kehilangan barang berharga. Untungnya, Anda memiliki asuransi perjalanan untuk menanggung biayanya.
Tulis surat kepada manajer perusahaan asuransi Anda. Dalam surat Anda;
|
Jadi suratnya akan terlihat seperti ini:
Yth. Bapak/Ibu,
Saya menulis untuk memberitahukan Anda tentang kamera digital yang saya hilangkan saat berlibur di Paris pada tanggal 10 Juni tahun ini.
Kamera tersebut adalah Olympus 9C, yang harganya $500 saat saya membelinya pada Februari 2017. Kamera itu berada dalam tas kulit hitam, terpasang pada tali pendek berwarna coklat.
Saya pertama kali menyadari barang itu hilang dari ransel saya ketika saya kembali ke hotel kami yang bernama ‘Les Petit’ di Vinci Avenue sekitar pukul 5 sore. Saya percaya barang itu diambil dari tas saya saat saya berjalan-jalan di sekitar Stasiun Metro Grande.
Saya ingin mengajukan klaim untuk barang ini dan saya dengan hormat meminta Anda mengirimkan detail tentang bagaimana saya harus melanjutkan.
Saya menantikan balasan Anda.
Hormat saya,
Ny. J. Watson
- Tata bahasa
Menjadi sopan dan pertanyaan tidak langsung.
Apakah Anda memperhatikan bahwa permintaan dalam surat tidak dalam bentuk pertanyaan biasa?
Saya ingin mengajukan klaim untuk barang ini dan Saya dengan hormat meminta agar Anda kirimkan saya detail tentang bagaimana saya harus melanjutkan. Alih-alih ‘ Bagaimana saya harus melanjutkan?’
Ini adalah pertanyaan sopan atau tidak langsung dan bentuk pernyataan digunakan setelah frasa sopan ini.
Bisakah Anda memberitahu/menginformasikan saya apa yang harus saya lakukan? / bagaimana saya harus melanjutkan? / siapa yang harus saya hubungi? dll
Saya ingin tahu berapa lama prosedur ini akan berlangsung?
Saya akan berterima kasih jika Anda bisa/ akan …….
Ingatlah meskipun Anda menulis surat keluhan, Anda harus tetap sopan setiap saat. Lihat lebih banyak tips tata bahasa di sini.
Lihat panduan utama dalam menulis Surat Informal IELTS. Baca di sini.
- Kosakata
Jika Anda bertujuan mendapatkan nilai band tinggi, persyaratan untuk ‘Sumber Kosakata’ adalah Anda menggunakan berbagai kosakata untuk menyampaikan makna yang tepat dan dengan mahir menggunakan item leksikal yang tidak umum
Artinya Anda harus menghindari menggunakan kata-kata sederhana dan mengulang kata yang sama dalam surat Anda.
Anda harus menunjukkan apa yang Anda ketahui hanya dalam 150 kata, jadi buat setiap kata berarti!
Saat menulis, cobalah pikirkan kata yang lebih formal untuk kata yang Anda tulis. Kata-kata yang kita gunakan saat berbicara dalam percakapan sehari-hari bukanlah kata-kata yang akan mendapatkan nilai band tinggi.
Beberapa contoh kata kerja sehari-hari dan padanan yang lebih formal adalah:
- Perlu – Membutuhkan
- Mengambil bagian – Berpartisipasi
- Mendapatkan – Memperoleh
- Memberi – Mengelola
- Mencari – Meneliti
- Meminta – Memohon
- Menulis – Menyusun
- Melaksanakan – Melakukan
- Tanda baca
Dalam penulisan surat formal IELTS, Anda must not gunakan bentuk kontraksi (misalnya it’s/ won’t dll) dan gunakan bentuk panjang misalnya Itu adalah … Saya tidak akan …. Kami tidak…
Ingatlah untuk menggunakan huruf kapital pada nama-nama:
- teater, hotel, jalan, jalanan, dan avenue
- negara, kota, bahasa, dan kebangsaan
- hari dan bulan serta nama-nama hari libur, tetapi bukan musim (musim bukan kata benda khusus dalam bahasa Inggris)
Ingatlah untuk selalu mengedit tulisan Anda dengan hati-hati untuk kesalahan ejaan, yang dapat menurunkan nilai band Anda.
Untuk lebih banyak tips dan saran tentang penulisan surat formal IELTS silakan ikuti tautan ini https://youtu.be/4y_u4o5kp_w
Ditulis oleh: Janet Wilson