Menulis Surat Semi-Formal IELTS

Anda akan diberikan instruksi dan tiga poin yang harus dimasukkan dalam surat semi-formal IELTS Anda. Sangat penting untuk memasukkan ketiga poin tersebut.

Tugas pertama Anda adalah mengidentifikasi audiens Anda; maksud saya adalah orang atau orang-orang yang Anda tulis. Ini sangat penting karena akan membantu Anda memutuskan tingkat formalitas bahasa dan gaya surat.

Pertimbangkan pertanyaan contoh di bawah ini:

Anda bekerja untuk sebuah perusahaan. Anda perlu mengambil cuti dan ingin meminta manajer Anda tentang ini.

Tulis surat kepada manajer Anda.

Dalam surat Anda:

• Jelaskan mengapa Anda ingin mengambil cuti
• Berikan rincian jumlah waktu yang Anda butuhkan
• Sarankan bagaimana pekerjaan Anda bisa ditangani saat Anda tidak ada.

Dalam tugas ujian ini, audiens Anda adalah manajer Anda dan oleh karena itu Anda harus menggunakan gaya semi-formal karena Anda menulis kepada seseorang yang Anda kenal, tetapi tidak terlalu dekat.

Tip#1 Surat semi-formal dikirim kepada orang yang tidak kita kenal dengan baik. Surat ini lebih sopan daripada surat informal dan ditulis dengan gaya netral, tidak terlalu formal maupun terlalu informal.

Salam dan penutupan dalam Surat Semi-Formal IELTS

Ini tergantung pada tingkat formalitas keseluruhan surat Semi-Formal IELTS Anda. Anda dapat memutuskan untuk menyapa dengan:

Yth. Bapak Jones, atau Dear Tom,

Akhiri dengan:

Salam hormat,

(dan nama Anda)

atau

Salam hangat,

(dan nama Anda)

Pernyataan Pembuka dan Penutup

 Penting agar Anda tidak menghilangkan pernyataan pembuka dan penutup.

Bagaimana Anda membuka surat Semi-Formal IELTS tergantung pada alasan surat tersebut. Sebaiknya buka surat dengan penjelasan singkat tentang tujuan surat dan akhiri dengan permintaan tindakan yang terkait dengannya.

Pernyataan Pembuka

Misalnya, jika Anda menulis untuk meminta beberapa waktu cuti dari pekerjaan lalu Anda dapat langsung memulai dengan permintaan:

Yth. Bapak Jones,

Saya menulis untuk meminta beberapa hari cuti tanpa gaji di bulan Maret.

Cobalah untuk mengungkapkan ulang pertanyaan ujian dan jangan hanya menyalin pertanyaan atau kata-katanya.

Pernyataan penutup

Saya akan sangat berterima kasih jika Anda dapat mengizinkan saya mengambil cuti selama empat hari ini karena sangat penting bagi orang tua saya agar saya hadir dan saya akan menghargai jika Anda dapat memberi tahu saya sebelum akhir minggu.

Ada beberapa hal yang harus Anda ingat saat menulis surat semi-formal terkait dengan:

• Paragraf dan struktur

• Kosakata (Sumber leksikal)
• Tanda baca

Saya akan membimbing Anda melalui masing-masing bagian ini secara individual dengan tips dan beberapa frasa yang dapat Anda pelajari dan sesuaikan untuk format surat yang diminta untuk Anda tulis.

Paragraf dan Struktur

Anda harus mengatur surat Semi-Formal IELTS Anda menjadi 4-5 paragraf termasuk pernyataan pembuka dan penutup. Sebelum mulai menulis, luangkan waktu untuk memutuskan bagaimana Anda akan menyusun surat secara efektif dan baca setiap poin peluru dengan cermat.

Pikirkan di mana menempatkan setiap poin, misalnya apakah 2 poin terhubung? Jika iya, mereka bisa digabung dalam paragraf yang sama. Struktur Anda sebaiknya:

Poin peluru 1 dan rincian pendukung

Poin peluru 2 dan rincian pendukung

Poin peluru 3 dan rincian pendukung

Pertimbangkan contoh pertanyaan Surat Semi-Formal IELTS: 

Anda bekerja untuk sebuah perusahaan. Anda perlu mengambil cuti dan ingin menanyakan kepada manajer Anda tentang   Tulis surat kepada manajer Anda. Dalam surat Anda Jelaskan mengapa Anda ingin mengambil cuti Berikan rincian jumlah waktu yang Anda butuhkan Sarankan bagaimana pekerjaan Anda bisa ditangani saat Anda tidak ada.

Jadi suratnya akan terlihat seperti ini:

Yth. Bapak Jones,

Saya menulis untuk meminta beberapa hari cuti tanpa gaji di bulan Maret.

Tanggal 22 Maret adalah ulang tahun pernikahan orang tua saya dan mereka berencana merayakan hari istimewa mereka bersama anak-anak dan cucu-cucu di sebuah pondok, yang telah mereka sewa untuk menampung seluruh keluarga.

Untuk berpartisipasi dalam acara khusus ini saya perlu cuti dari pekerjaan selama empat hari, dari Selasa 19 hingga Jumat 22. Jadwal saya untuk minggu itu relatif ringan kecuali dua pertemuan dengan klien. Anna dapat menghadiri pertemuan tersebut menggantikan saya, karena dia pernah menangani kedua klien ini sebelumnya. Saya tidak memiliki pertemuan lain maupun pekerjaan mendesak lain yang harus diselesaikan pada waktu itu.

Saya akan sangat berterima kasih jika Anda mengizinkan saya mengambil cuti selama empat hari ini karena sangat penting bagi orang tua saya agar saya hadir dan saya akan menghargai jika Anda dapat memberi tahu saya sebelum akhir minggu.

Salam hormat,

Tom Watson

Kosakata

Jika Anda bertujuan mendapatkan nilai tinggi, persyaratan untuk ‘Sumber Daya Leksikal’ adalah menggunakan berbagai kosakata untuk menyampaikan makna yang tepat dan menggunakan item leksikal dengan mahir.  

Ini berarti Anda harus menghindari penggunaan kata-kata sederhana dan pengulangan kata yang sama dalam surat Anda.

Anda harus menunjukkan apa yang Anda ketahui dalam hanya 150 kata, jadi gunakan setiap kata dengan hitung!

Register surat ini sebaiknya gaya semi-formal atau netral, yang ditandai dengan:

•  Bahasa yang kurang sehari-hari – misalnya Terima kasih banyak atas surat Anda (alih-alih: Terima kasih atas surat Anda.)
• Penggunaan bentuk singkat, phrasal verbs, dan idiom yang lebih jarang – misalnya Saya menulis untuk meminta informasi tentang…….(alih-alih: Saya pikir saya akan mengirim pesan untuk menanyakan tentang…)
• Nada yang sopan dan hormat – misalnya Saya bertanya-tanya apakah Anda bisa ...(alih-alih: Bisakah Anda ……)

Formal, semi-formal/ netral, frasa dan ungkapan informal:

Informal	Netral/ Semi-formal	Formal
Apa yang Anda butuhkan?	Mohon beri tahu kami kebutuhan Anda	Mohon informasikan kebutuhan Anda kepada kami
Banyak terima kasih untuk ..   Terima kasih atas surat Anda	Terima kasih atas surat Anda	Terima kasih atas surat Anda tertanggal 12ke Boleh
Maaf, saya tidak bisa datang ke …..	Saya minta maaf tapi saya tidak bisa datang ke …. Mohon terima permohonan maaf saya atas ……	Saya khawatir saya tidak dapat menghadiri …./ mohon terima permohonan maaf saya yang tulus atas …
(Saya) Sangat menyesal memberi tahu Anda bahwa …	Saya minta maaf untuk mengatakan bahwa saya/kami  ……..	Kami/Saya menyesal memberitahukan bahwa ….
Saya berjanji untuk + kata kerja.   Saya berjanji + klausa itu	Saya/kami dapat meyakinkan Anda bahwa …..	Harap yakinlah bahwa …..
Bisakah / maukah Anda ……?	Saya bertanya-tanya apakah Anda bisa / mau……..?	Kami sangat menghargai bantuan Anda dalam hal ini.
Jangan lupa …..	Kami/Saya ingin mengingatkan Anda bahwa …..	Kami/Saya ingin mengingatkan Anda bahwa …..
Tapi …. Juga…. Jadi….	Namun, Selain itu, Oleh karena itu,	Namun, Selain itu, Oleh karena itu,
Bisakah Anda …… tolong…..?	Bisakah Anda ……?	Saya akan sangat berterima kasih jika Anda bisa…..
Maaf telah merepotkan Anda.	Saya minta maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan	Mohon terima permohonan maaf kami/saya atas…. (ketidaknyamanan apapun)

Singkatan

Anda mungkin sesekali ingin menggunakan singkatan tetapi jangan gunakan ‘bahasa teks’ (BTW, FYI) dalam ujian, bahkan dalam surat informal kepada teman.

Tidak apa-apa menggunakan singkatan ini dalam surat informal dan semi-formal Anda:

yaitu  = Saya akan menjelaskan maksud saya dengan menggunakan kata-kata yang berbeda.

e.g. = Saya akan memberikan contoh.

Dll. = dan hal-hal serupa lainnya

Tanda baca

Dalam penulisan surat semi-formal Anda bisa gunakan bentuk kontraksi, misalnya it’s/ won’t, don’t dll) tetapi ini tergantung pada 2 hal:

• Kepada siapa Anda menulis
• Tingkat formalitas keseluruhan surat.

Ingat untuk menggunakan huruf kapital pada nama-nama:

• teater, hotel, jalan, jalanan, dan avenue

• negara, kota, bahasa, dan kebangsaan,
• hari dan bulan serta nama-nama hari libur, tetapi bukan musim (musim bukan kata benda khusus dalam bahasa Inggris)

Ingat untuk selalu mengedit tulisan Anda dengan hati-hati agar tidak ada kesalahan ejaan, karena hal ini dapat menurunkan skor band Anda. Anda juga dapat menonton video ini oleh Jay yang memberikan STRUKTUR SUPER untuk Surat Semi-Formal IELTS.

Untuk lebih banyak tips dan saran tentang penulisan surat IELTS, silakan lihat juga blog E2language tentang penulisan surat formal dan informal.

Ditulis oleh Janet Wilson